Agence d’automatisation IA : ce qu’elle doit vous livrer

Trois devis attendent votre signature : une agence d’automatisation IA, un consultant, un freelance n8n. Les trois promettent de vous rendre du temps. Aucun ne dit combien d’heures, ni sur quelle tâche. Et aucun ne précise à qui appartiendra ce qui sera construit.

Ce qui compte se voit le jour où le prestataire part. Que vous reste-t-il ? Avant de signer, exigez cinq choses par écrit. Toutes se vérifient sans compétence technique.

Un diagnostic chiffré en heures, avant tout devis

Une automatisation se juge aux heures qu’elle vous rend. Il faut donc mesurer celles que la tâche prend aujourd’hui. Le diagnostic liste vos tâches répétitives, leur fréquence et leur durée. Ces durées se mesurent chez vous, sur une semaine ordinaire.

Supposons trois heures par semaine de saisie de factures fournisseurs. Sur 45 semaines travaillées, cela fait 135 heures par an. C’est le maximum qu’une automatisation pourra vous rendre sur cette tâche. Converti en euros, ce total plafonne le prix qu’elle mérite.

Un diagnostic honnête nomme aussi les tâches à ne pas automatiser. Une relance délicate ou un devis sur mesure demandent un jugement. Ils restent chez vous. Notre méthode de l’inventaire en cinq étapes vous permet de le faire seul. Ce qu’un audit d’automatisation doit contenir tient, lui, en six points.

Des livrables écrits, lisibles sans le prestataire

« Automatisation de vos process » n’est pas un livrable. Un livrable se vérifie. Pour chaque automatisation, le document doit dire :

• ce qui la déclenche, par exemple une facture reçue dans une boîte précise ;
• ce qu’elle fait, étape par étape, et ce qu’elle laisse de côté ;
• ce que l’IA décide seule, et ce qu’une personne valide ;
• comment l’arrêter, et qui reçoit ses alertes.

Le troisième point compte double : un modèle d’IA peut se tromper sans prévenir. Voyez les garde-fous à poser avant de brancher un agent IA. Ajoutez une recette, le test qui prouve que tout marche. Elle se fait avec vous, avant le dernier paiement. Une semaine de vraies factures, traitées sous vos yeux, par exemple.

Ce document permet à quelqu’un d’autre de reprendre le travail. Un autre prestataire, ou vous.

Des comptes à votre nom

Vos automatisations tourneront dans un outil comme Make ou n8n. Elles se brancheront sur votre messagerie, vos tableurs, parfois un modèle d’IA. Chaque compte doit être au nom de votre entreprise, et payé par elle. Le prestataire y entre comme invité.

Chez Make, les scénarios vivent dans une « organisation ». Celle-ci n’a qu’un propriétaire, précise l’aide de Make. Lui seul peut la transmettre ou la supprimer. Si ce propriétaire est votre prestataire, vos scénarios dépendent de lui.

Réclamez aussi l’export de ce qui est construit. Make permet d’exporter un scénario en fichier JSON, appelé « blueprint ». Les workflows de n8n s’exportent dans le même format. Côté Make, les connexions ne suivent pas : il faudra les recréer sur vos comptes.

Le code écrit pour vous, un script par exemple, pose une autre question. Le droit d’auteur protège les logiciels, selon le Code de la propriété intellectuelle. D’après l’article L111-1, la prestation seule ne vous en transfère pas les droits. Il faut une clause de cession, écrite, comme l’exige l’article L131-2.

Un logiciel en abonnement suit une autre logique : son code reste à l’éditeur. Demandez alors comment récupérer vos données, et jusqu’à quand après la résiliation.

La maintenance : ce qui casse, qui répare, à quel prix

Les pannes arrivent du jour au lendemain. Une collègue change son mot de passe Google. L’outil peut alors perdre l’accès à sa boîte Gmail, selon la documentation de Google. Une autorisation inutilisée pendant six mois peut aussi expirer. Ou un fournisseur change le modèle de ses factures, et la lecture échoue.

Le contrat doit donc répondre à trois questions. Qui est prévenu quand une exécution échoue ? Qui répare, et sous quel délai ? À quel prix : un forfait mensuel, ou chaque intervention facturée ?

La première question compte plus qu’elle n’en a l’air. Dans n8n, un « workflow d’erreur » se lance à chaque exécution en échec. Encore faut-il décider qui il prévient, nommément.

Et si un freelance installe n8n sur un serveur, qui le mettra à jour ? La documentation de n8n est claire : auto-hébergé, sa maintenance vous revient. Faites écrire qui s’en charge.

Vos données en Europe, ou un transfert encadré

Chaque automatisation fait circuler vos factures et les adresses de vos clients. Demandez où, outil par outil.

Make demande de choisir la région des données à la création de l’organisation. Deux régions existent aujourd’hui : les États-Unis et l’Union européenne. Ce choix ne se modifie plus ensuite. Une organisation ouverte en zone américaine par votre prestataire y restera. Même en zone européenne, certaines fonctions d’IA de Make envoient la requête aux États-Unis. Les offres hébergées de n8n stockent les données à Francfort, selon l’éditeur.

Un transfert hors de l’Union n’est pas interdit pour autant. La CNIL en rappelle le cadre : décision d’adéquation, clauses contractuelles types, entre autres. S’il traite vos données personnelles pour votre compte, votre prestataire est un sous-traitant. L’article 28 du RGPD lui interdit d’en recruter un autre sans votre autorisation écrite.

Faites-vous remettre la liste des outils, avec leur pays et ce qu’ils reçoivent. Demandez aussi si vos données servent à entraîner un modèle d’IA. Les trois questions à poser à tout fournisseur complètent ce tri.

Trois signaux pour écarter une agence d’automatisation IA

Un devis sans diagnostic. Le prix arrive avant toute mesure de vos heures. Personne ne sait alors ce que l’automatisation doit rendre.

Un outil choisi avant la tâche. Se spécialiser dans Make ou n8n n’a rien de suspect. Proposer l’outil avant d’avoir vu une seule de vos tâches, si. Même prudence devant un agent IA promis d’emblée.

Des comptes au nom du prestataire. Tout ce qui est construit reste alors chez lui. Le jour où vous vous séparez, vous risquez de repartir de zéro.

Nous vendons nous-mêmes ce type d’accompagnement. Notre audit d’automatisation chiffre vos tâches manuelles en heures par semaine. Il dure 1 semaine et coûte 790 € HT. Tout se fait à distance, au fil de quelques échanges. L’audit est remboursé si nous trouvons moins de 4 heures par mois à vous rendre. Vous gardez le document, même sans activer de module.

Pour une automatisation sur mesure, l’abonnement couvre ensuite le fonctionnement et les corrections. Il inclut 1 heure de travail par mois sur vos demandes ; au-delà, un devis. Les données de nos modules sont stockées dans l’Union européenne. Notre politique de confidentialité nomme chaque prestataire établi hors de l’Union.

Reste la question du prix. Ces cinq exigences coûtent du temps au prestataire, donc de l’argent. Un devis plus bas les a peut-être simplement retirées. Comparez d’abord ce qui est livré, ligne par ligne. Le total vient après.