3-way matching : le rapprochement à trois voies, expliqué pour une PME
Quarante cartons facturés, trente-six reçus : le 3-way matching est fait pour cet écart. Votre grossiste a facturé toute la commande. Le bon de livraison, signé en cuisine, compte quatre cartons de moins. Et la facture est déjà payée.
Le rapprochement à trois voies fait cette comparaison avant le virement, pas après. Il met côte à côte la commande, la réception et la facture. Les ERP le font seuls. Une PME peut le tenir sans ERP, si son bon de réception dit vrai.
La définition du 3-way matching : trois pièces, deux contrôles
Le bon de commande fixe ce que vous avez demandé, et à quel prix. Ce qui est vraiment arrivé, seul le bon de réception le dit. Sans logiciel, le bon de livraison signé et annoté en tient lieu. Reste la facture, où le fournisseur chiffre ce qu’il vous réclame.
Deux contrôles en découlent. Le prix facturé se compare au prix commandé. La quantité facturée se compare à la quantité reçue. C’est la définition que donne la documentation de Microsoft Dynamics 365. L’aide d’Oracle l’écrit en une ligne : quantité facturée inférieure ou égale à la quantité reçue.
Le 2-way matching compare la commande et la facture, sans la réception. Le 4-way matching ajoute le contrôle qualité, et ne laisse payer que les articles acceptés.
Vous lirez aussi « 3-way match ». Microsoft, en français, parle de « rapprochement à trois facteurs ». C’est une règle de gestion interne. Nous n’avons trouvé aucun texte qui l’impose à une PME.
Ce que le contrôle arrête avant le virement
Supposons que votre commande au grossiste compte trois lignes.
Une commande rapprochée ligne par ligne, prix unitaires HT
| Article | Commandé | Reçu | Facturé | Écart |
|---|---|---|---|---|
| Huile d’olive, carton de 6 L | 40 à 54,00 € | 36 | 40 à 54,00 € | 4 cartons, soit 216,00 € |
| Farine, sac de 25 kg | 20 à 18,50 € | 20 | 20 à 19,90 € | 1,40 € par sac, soit 28,00 € |
| Tomates pelées, carton | 10 à 31,20 € | 10 | 10 à 31,20 € | Aucun |
Sur l’huile, quatre cartons manquent. La facture les compte pourtant, soit 216 € HT de marchandise pas encore livrée.
La farine est arrivée au complet. Mais le sac passe de 18,50 € à 19,90 €. Tarif mis à jour ou remise oubliée, l’écart fait 28 € HT. La cause, vous la demanderez au fournisseur.
Le troisième piège, la facture en double, ne se voit pas dans le tableau. Un PDF renvoyé après une relance, un duplicata reçu comme une facture neuve. Le rapprochement l’arrête, car la quantité reçue est déjà entièrement facturée. Un duplicata garde le numéro de l’original. Notre guide du duplicata de facture explique pourquoi.
Les tolérances, ou l’écart que vous laissez passer
Un écart de trois centimes ne vaut pas un appel au fournisseur. Les logiciels de gestion laissent donc fixer une tolérance, en pourcentage ou en montant. Microsoft prend l’exemple de piles commandées à 1,00 l’unité, puis facturées 1,10. Avec une tolérance de 5 %, 1,05 serait passé. À 1,10, l’écart est signalé.
Au-delà de la tolérance, la facture n’est pas rejetée. Elle attend. SAP l’enregistre, mais la bloque pour paiement, d’après son cours sur la vérification des factures. Chez Oracle, ce blocage doit être levé avant tout paiement.
Le seuil, lui, dépend de vous. « Il n’existe pas de seuil universel applicable à toutes les entreprises », écrit Spendesk. Nous conseillons d’en fixer deux, un pourcentage et un montant. Le premier dépassé déclenche l’alerte, comme dans Dynamics 365. Prenons une tolérance de 2 %, plafonnée à 20 €. Sur une facture de 300 €, l’écart toléré s’arrête à 6 €. Sur 3 000 €, il plafonne à 20 €, et non à 60 €.
Une tolérance n’efface pas l’écart pour autant. Gardez-en la trace. Quatre petits écarts chez le même fournisseur, c’est peut-être une hausse de tarif.
Livraison partielle, avoir, frais de port
La livraison partielle. Le grossiste livre 36 cartons et promet les quatre autres pour mardi. Sa facture porte sur les 40. Vous pouvez attendre le reliquat, ou ne payer que la partie reçue. Une facture corrigée ou un avoir sur les cartons manquants règle aussi l’écart. D’ici là, la ligne reste ouverte.
L’avoir. Il doit citer la facture qu’il corrige, numéro et date compris, selon la doctrine fiscale. Rangez-le sur la ligne de cette facture, jamais à part. Le montant à rapprocher devient la facture moins l’avoir.
Les frais de port. Absents de la commande, ils font échouer le contrôle, même justifiés. Microsoft leur réserve un contrôle à part, avec sa propre tolérance. Sans ERP, écrivez le port dès la commande. Si le fournisseur livre franco au-delà d’un montant, notez ce seuil.
Tenir un rapprochement à trois voies sans ERP
Un tableur partagé suffit. Le plus dur se joue à la livraison.
- Numérotez chaque commande, même passée par mail. Ce numéro doit figurer sur la facture. L’article L441-9 du Code de commerce en fait une mention obligatoire.
- Comptez avant de signer le bon de livraison. Notez dessus ce qui manque ou arrive abîmé. Photographiez-le le jour même, puis rangez la photo avec la commande.
- Tenez une ligne par article commandé. Colonnes : quantité commandée, reçue, facturée, prix convenu, prix facturé, écart. Une facture n’est payée que si ses écarts restent sous la tolérance.
- Séparez les rôles si l’équipe le permet. La personne qui reçoit compte les cartons ; celle qui paie compare les pièces.
- Gardez les trois voies pour les marchandises. Pour un abonnement ou une licence, rien n’est livré : le 2-way suffit.
Quand un transporteur livre un colis abîmé ou incomplet, le temps presse. Envoyez-lui une protestation motivée par lettre recommandée, dans les trois jours. Les jours fériés ne comptent pas. Passé ce délai, l’article L133-3 du Code de commerce éteint votre recours contre lui.
Plusieurs livraisons attendent encore leur facture ? Un seul mail par fournisseur les réclame toutes.
Où s’arrête notre module de rapprochement
Notre module de rapprochement de factures ne fait pas de 3-way matching. Il ne lit ni vos bons de commande ni vos bons de réception. Du rapprochement des factures fournisseurs, il ne couvre que la dernière étape. La facture payée correspond-elle bien au débit ?
Vous déposez vos factures, il en lit les montants. Vous saisissez une somme débitée, il retrouve les factures qui la composent, au centime. Il coûte 29 € HT par mois. Pour les pièges du relevé, lisez notre article sur le rapprochement bancaire.
Un rapprochement complet dépend de vos pièces et de votre façon de recevoir. Il se construit sur mesure, à partir de l’audit d’automatisation. Nous y chiffrons d’abord le temps que ce contrôle vous prend. Comptez 790 € HT pour l’audit. Il est remboursé si nous trouvons moins de 4 heures par mois à vous rendre. Le module sur mesure, s’il se justifie, coûte de 29 à 149 € HT par mois. Sa mise en route : de 290 à 990 € HT ou 3 mois d’engagement.
Avant tout outil, une décision vous revient. Qui compte les cartons à l’arrivée, et où l’écrit-il ? Sans cette réponse, aucun logiciel ne rapproche trois pièces. Il n’en a que deux.