Duplicata de facture : ce que dit la loi, et le mail pour le demander
Le classeur de l’an dernier a disparu dans un déménagement. Ou la boîte mail a été vidée trop vite. La facture d’un achat payé n’existe plus chez vous. Elle existe encore chez votre fournisseur, qui doit en garder un double. Vous pouvez donc lui demander un duplicata de facture. Encore faut-il demander la bonne pièce.
Ce que coûte une facture perdue
La TVA, d’abord. Pour la déduire, vous devez être en possession de la facture. La doctrine fiscale le rappelle : sans taxe mentionnée sur une facture, pas de déduction.
Reste la preuve. La facture est une pièce justificative de votre comptabilité. Le Code de commerce impose de garder ces pièces dix ans. Un contrôle peut vous la demander longtemps après l’achat.
Le duplicata, presque absent des textes
Le Code général des impôts ne parle pas du duplicata d’une facture ordinaire. Nous n’avons trouvé aucun texte qui oblige le fournisseur à vous en remettre un. Aucun non plus qui impose d’écrire « duplicata » sur la copie.
Deux règles jouent pourtant en votre faveur. Le vendeur doit conserver un double de chaque facture émise. L’article 289 du Code général des impôts le prévoit. Et l’article L441-9 du Code de commerce veut que chaque partie garde un exemplaire. Votre fournisseur doit donc avoir la pièce. La lui redemander n’a rien d’extravagant.
Dans la pratique, la copie porte la mention « duplicata ». Le but : ne pas payer ni comptabiliser deux fois la même facture. Chaque facture a un numéro unique, dans une série continue. La copie garde ce numéro : ce n’est pas une nouvelle facture.
Le guide de l’administration sur la facture électronique va dans ce sens. Selon lui, un double doit être clairement rattaché à la facture d’origine. Une mention comme « duplicata » ou « copie » le permet, sans être imposée. Côté client, le guide demande aussi de marquer comme copies les exemplaires reçus en double.
Un duplicata permet-il de déduire la TVA ?
Aucun paragraphe de la doctrine fiscale ne traite ce cas précis. La loi exige d’être en possession de la facture, sans rien dire du duplicata. À nos yeux, le plus sûr reste de récupérer le document d’origine lui-même. Pour un PDF, le fournisseur n’a qu’à renvoyer le fichier qu’il a émis.
Un seul cas relie, dans la doctrine, duplicata et déduction : la facture impayée. Et il joue contre vous. Quand sa créance devient définitivement irrécouvrable, le vendeur peut récupérer sa TVA. Il vous adresse alors un duplicata de la facture. Une mention très apparente y précise que la TVA « ne peut faire l’objet d’une déduction ». Dès réception, vous devez reverser la TVA que vous aviez déduite sur cette facture.
Le mail pour demander un duplicata de facture
Le modèle demande d’abord le PDF d’origine, et le duplicata seulement à défaut. Seuls les champs entre crochets changent.
Vous n’avez plus le numéro de la facture ? Donnez la date et le montant du paiement. Le service comptable retrouvera la pièce à partir de ces deux repères.
Vérifier le document reçu
Ce que vous recevez doit reprendre la facture d’origine, mention pour mention. Contrôlez au moins ces points :
- le numéro et la date d’émission, identiques à ceux de l’original ;
- la date de la vente ou de la prestation ;
- les noms et adresses des deux parties ;
- le détail des produits ou des services ;
- le montant hors taxes, le taux et le montant de TVA ;
- le total toutes taxes comprises.
Rangez ensuite le document avec les pièces de l’exercice concerné. Il y restera dix ans, comme l’original.
Éviter la prochaine facture perdue
Les grandes entreprises et les ETI doivent facturer en électronique depuis le 1er septembre 2026. Leurs factures passent par votre plateforme agréée. Le circuit des factures reçues n’est plus le même. Vos fournisseurs PME, TPE et micro-entreprises peuvent envoyer des PDF jusqu’en septembre 2027.
Pour ces PDF, prenez une habitude : tout ranger au même endroit, dès réception. Notre module de rapprochement, à 29 € HT par mois, rassemble vos factures. Il les pointe avec vos débits. Une facture absente se voit alors le mois même, pas lors d’un contrôle.
Plusieurs factures manquent chez un même fournisseur ? Un seul mail les réclame toutes. Et pour une facture jamais reçue, partez de nos trois mails pour la demander.