Mail pour demander une facture à un fournisseur : 3 modèles à copier

Le matériel est livré, le fournisseur est payé. Mais la facture, elle, n’est jamais arrivée. Et vous n’osez pas la réclamer. Vous recommanderez chez lui le mois prochain, alors vous laissez filer. Le document manque toujours quand votre comptable le réclame, en fin de trimestre. Un mail pour demander une facture à un fournisseur tient pourtant en cinq lignes. Le plus dur, c’est le ton : ferme sans être sec. Voici trois modèles à copier tels quels.

Une facture qui manque, c’est de la TVA perdue

Prenons un achat de 600 € TTC chez votre grossiste. Là-dedans, il y a 100 € de TVA. Cette somme, vous pouvez la récupérer. À une seule condition : avoir la facture. Pas le ticket de carte bleue. Pas le mail de confirmation. La vraie facture, avec son numéro, la TVA détaillée et le nom de votre société. Sans elle, les 100 € restent perdus. HT, TTC et TVA se confondent vite. Nous avons fait le point dans HT, TTC, TVA : lire une facture.

Multipliez par dix achats oubliés dans l’année. Cela fait vite plusieurs centaines d’euros. De quoi payer l’assurance du fourgon. Le fisc a son mot à dire aussi. En cas de contrôle, un achat sans facture peut être refusé en charge. Vous payez alors de l’impôt sur une dépense que vous avez pourtant faite.

Surtout : entre professionnels, la facture est obligatoire, et c’est au vendeur de l’émettre. Vous ne quémandez donc rien, vous réclamez un document qui vous est dû. Aucun fournisseur sérieux ne s’en offusquera. Celui qui s’en offusque vous apprend quelque chose sur lui.

Avant d’écrire : trois infos à réunir

Un mail vague reçoit une réponse vague, quand il en reçoit une. Un mail précis se règle souvent dans la journée. La personne en face retrouve votre commande en dix secondes. Il vous faut :

• Le numéro de commande. À défaut, celui du bon de livraison ou du devis signé.
• La date et le montant TTC. Votre relevé bancaire les donne en une minute. Le montant sert souvent de repère pour retrouver une commande.
• La bonne adresse mail. Visez la comptabilité ou le service facturation. Pas le commercial : il transmettra « quand il aura un moment ».

Deux minutes de préparation, qui vous évitent trois allers-retours de mails.

Le premier mail pour demander une facture à un fournisseur

Pas de roman, pas d’excuses. Vous dites ce que vous avez acheté, quand, pour combien. Et vous demandez la facture. C’est tout. Copiez le modèle ci-dessous et remplacez les champs entre crochets.

Regardez le ton. Aucun reproche. La phrase « nous en avons besoin pour notre comptabilité » fait tout le travail. Elle dit : ce n’est pas contre vous, c’est ma gestion. Personne ne se braque là-dessus.

L’objet compte autant que le corps du message. Avec le numéro de commande, votre mail atterrit sur le bon bureau. Il se traite tout de suite. Un « question facture » finira au fond de la pile.

Huit jours plus tard : la relance qui reste polie

Huit jours sans réponse ? Relancez. N’attendez pas un mois : la facture doit tomber dans le bon trimestre de TVA. Le principe est le même que pour relancer un client qui ne paie pas. Restez courtois, ne lâchez pas. Répondez au premier mail, pour garder la trace de tout l’échange.

Ne coupez pas la dernière phrase : elle offre une sortie honorable. Le fournisseur renvoie le PDF sans reconnaître son oubli, et vous récupérez votre facture. Personne ne perd la face.

Toujours rien après cette relance ? Prenez le téléphone et demandez le service comptable, pas votre contact habituel. Là où deux mails n’ont rien donné, une conversation règle souvent ce genre de blocage. Gardez quand même la date de vos envois. Un carnet ou un fichier suffit. Il manque parfois plusieurs factures chez le même fournisseur. Un seul mail les réclame toutes.

Facture déjà payée ? Demandez un duplicata

Autre situation : la facture a bien existé, vous l’avez même réglée, et elle a disparu. Boîte mail saturée, changement d’ordinateur, classeur parti on ne sait où. Le remède s’appelle le duplicata, une copie de la facture d’origine. Pour le fournisseur, c’est deux clics.

Rien de gênant là-dedans, la demande est banale côté fournisseur. Le plus simple reste le renvoi du PDF d’origine. Vérifiez juste que tout y figure : numéro, date, TVA, vos coordonnées. Notre guide du duplicata de facture fait le tour des textes.

Ce que dit la loi, si le fournisseur traîne

Le fournisseur est-il obligé de vous envoyer la facture ?

Oui. L’article L441-9 du Code de commerce est clair. Le vendeur délivre la facture dès la livraison ou la prestation. Et l’acheteur « est tenu de la réclamer ». Votre mail ne demande donc aucune faveur.

Dans quel délai ?

En principe, dès la livraison ou la fin de la prestation. La doctrine fiscale admet un différé de quelques jours. Un fournisseur régulier peut aussi vous adresser une facture récapitulative chaque mois. Elle doit alors partir au plus tard à la fin du mois.

Et s’il ne l’envoie jamais ?

Il s’expose à une amende administrative. Elle peut atteindre 75 000 € pour un entrepreneur individuel et 375 000 € pour une société. Le fournisseur n’est pas le seul exposé. L’acheteur qui ne réclame pas sa facture encourt la même amende. Gardez donc vos mails datés : ils prouvent que vous l’avez réclamée. Si la vente n’est ni facturée ni comptabilisée, vous répondez de l’amende fiscale du fournisseur.

Combien de temps garder la facture reçue ?

Dix ans, comme toute pièce justificative selon le Code de commerce. Le délai fiscal est de six ans. Gardez le plus long des deux.

Chez les gros vendeurs en ligne, la facture existe déjà

Amazon, Cdiscount, ManoMano : inutile d’écrire un mail. La facture est déjà dans votre compte client, rubrique « Mes commandes », bouton « Facture ». La difficulté se déplace, voilà tout. Vingt commandes dans le trimestre, c’est vingt factures à aller chercher une par une. Personne n’a ce temps-là, donc on repousse, et la TVA attend encore.

La parade tient en une habitude : télécharger la facture le jour de la commande. Trente secondes à chaud valent mieux qu’une heure de rattrapage en fin de trimestre. Sur Amazon Business, un bouton bien caché télécharge toutes vos factures d’un coup. Une fois la facture obtenue, notre module de rapprochement en lit les montants. Il les pointe avec vos paiements, à 29 € HT par mois.

Réclamer une facture ne fâchera personne. C’est tenir ses comptes, rien de plus. Copiez le premier modèle et envoyez-le aujourd’hui ; dans huit jours, vous saurez s’il faut relancer.