Mail pour demander une facture à un fournisseur : 3 modèles à copier

Le matériel est livré, le fournisseur est payé. Mais la facture, elle, n'est jamais arrivée. Et vous n'osez pas la réclamer. Ce fournisseur, vous recommanderez chez lui le mois prochain. Alors vous attendez. Résultat : le document manque, et votre comptable vous le réclamera en fin de trimestre. Pourtant, un mail pour demander une facture à un fournisseur tient en cinq lignes. Le plus dur, c'est le ton : ferme sans être sec. Voici trois modèles à copier tels quels.

Une facture qui manque, c'est de la TVA perdue

Prenons un achat de 600 € TTC chez votre grossiste. Là-dedans, il y a 100 € de TVA. Cette somme, vous pouvez la récupérer. À une seule condition : avoir la facture. Pas le ticket de carte bleue. Pas le mail de confirmation. La vraie facture, avec son numéro, la TVA détaillée et le nom de votre société. Sans elle, les 100 € restent perdus. Si HT, TTC et TVA restent un peu flous, on a fait le point ici.

Multipliez par dix achats oubliés dans l'année. On parle vite de plusieurs centaines d'euros. De quoi payer l'assurance du fourgon. Et ce n'est pas tout. En cas de contrôle fiscal, un achat sans facture peut être refusé en charge. Vous risquez alors de payer de l'impôt en plus.

Dernier point, le plus important. Entre professionnels, la facture est obligatoire. La loi impose au vendeur de l'émettre. Vous ne quémandez rien : vous demandez un document qui vous est dû. Aucun fournisseur sérieux ne se vexera pour ça. Écrivez tranquille.

Avant d'écrire : trois infos à réunir

Un mail vague reçoit une réponse vague, quand il en reçoit une. Un mail précis se règle souvent dans la journée, parce que la personne en face retrouve votre commande en dix secondes. Il vous faut :

• Le numéro de commande. À défaut, celui du bon de livraison ou du devis signé.
• La date et le montant TTC. Votre relevé bancaire les donne en une minute. Le montant sert souvent de repère pour retrouver une commande.
• La bonne adresse mail. Visez la comptabilité ou le service facturation. Pas le commercial : il transmettra « quand il aura un moment ».

Deux minutes de préparation, qui vous évitent trois allers-retours de mails.

Le premier mail pour demander une facture à un fournisseur

Pas de roman, pas d'excuses. Vous dites ce que vous avez acheté, quand, pour combien. Et vous demandez la facture. C'est tout. Copiez le modèle ci-dessous et remplacez les champs entre crochets.

Objet : Demande de facture — commande [numéro] du [date]

Bonjour,

Nous avons bien reçu la commande [numéro] du [date] ([montant] € TTC). En revanche, la facture ne nous est pas parvenue. Pouvez-vous nous l'envoyer en PDF, à cette adresse ? Nous en avons besoin pour notre comptabilité.

Merci d'avance,

[Votre nom], [votre société]

Regardez le ton. Aucun reproche. La phrase « nous en avons besoin pour notre comptabilité » fait tout le travail. Elle dit : ce n'est pas contre vous, c'est ma gestion. Personne ne se braque là-dessus.

Un mot sur l'objet, aussi. Avec le numéro de commande dedans, votre mail sera traité en premier. Un « question facture » finira au fond de la pile.

Huit jours plus tard : la relance qui reste polie

Huit jours sans réponse ? Relancez. N'attendez pas un mois : la facture doit tomber dans le bon trimestre de TVA. Le principe est le même que pour relancer un client qui ne paie pas. On reste courtois. On ne lâche pas. Et on répond au premier mail, pour garder toute la trace.

Objet : RE : Demande de facture — commande [numéro] du [date]

Bonjour,

Je reviens vers vous : mon mail du [date du premier mail] est resté sans réponse. Nous attendons toujours la facture de la commande [numéro] ([montant] € TTC). Sans ce document, nous ne pouvons pas récupérer la TVA sur cet achat. Pouvez-vous nous l'envoyer d'ici la fin de la semaine ? Si elle est déjà partie, merci de la renvoyer : elle ne nous est pas parvenue.

Merci,

[Votre nom], [votre société]

La dernière phrase compte : elle offre une sortie honorable. Le fournisseur renvoie le PDF sans perdre la face, vous obtenez votre facture, et vous continuez à travailler ensemble.

Toujours rien après cette relance ? Prenez le téléphone. Demandez le service comptable, pas votre contact habituel. À l'oral, ce genre de blocage se règle en trois minutes. Notez aussi la date de vos envois, dans un carnet ou un simple fichier.

Facture déjà payée ? Demandez un duplicata

Autre situation : la facture a bien existé. Vous l'avez même réglée. Mais elle a disparu. Boîte mail saturée, changement d'ordinateur, classeur parti on ne sait où. Ça arrive à tout le monde. La solution s'appelle le duplicata : une copie de la facture d'origine. Pour le fournisseur, c'est deux clics.

Objet : Demande de duplicata — facture [numéro] du [date]

Bonjour,

Nous avons réglé la facture [numéro] du [date] ([montant] € TTC). Malheureusement, nous ne retrouvons plus le document. Pouvez-vous nous envoyer un duplicata en PDF ? Un simple renvoi du fichier nous suffit.

Merci beaucoup,

[Votre nom], [votre société]

Aucune gêne à avoir. Les services comptables reçoivent ce genre de demande chaque semaine. Et le duplicata a la même valeur que l'original pour votre comptabilité. Vérifiez juste que tout y figure : numéro, date, TVA, vos coordonnées.

Chez les gros vendeurs en ligne, la facture existe déjà

Amazon, Cdiscount, ManoMano : inutile d'écrire un mail. La facture est déjà dans votre compte client. Rubrique « Mes commandes », bouton « Facture ». Le vrai problème est ailleurs. Vingt commandes dans le trimestre, c'est vingt factures à aller chercher. Une par une. Personne n'a ce temps-là. Alors on repousse. Et on retrouve le problème du début : la TVA attend.

La parade la plus simple ? Télécharger la facture le jour de la commande. Trente secondes à chaud, contre une heure de rattrapage plus tard. Ou laissez un outil s'en charger. Notre module factures Amazon les récupère tout seul, et il est gratuit.

Réclamer une facture ne fâchera personne. C'est tenir sa boîte, rien de plus. Copiez le premier modèle et envoyez-le aujourd'hui. Dans huit jours, vous saurez si la relance s'impose.

Chez MicroFlows, on fabrique de petits outils pour ces corvées de gestion. Si le sujet vous parle, notre page outils regroupe ce qui existe déjà.