Quels documents envoyer à son comptable chaque mois : la liste des 8 pièces

Le 12 du mois, le mail du cabinet tombe. « Il me manque vos relevés et trois factures d'achat. » Vous fouillez vos mails pendant une heure, vous renvoyez, il en manque encore une. Ce petit jeu, vous le connaissez. Quels documents envoyer à son comptable chaque mois ? Huit pièces, toujours les mêmes. La liste est plus bas, avec une méthode en 15 minutes et un encadré à imprimer.

Pourquoi votre comptable vous relance (et ce que ça vous coûte)

Votre comptable ne relance pas pour le plaisir. Une facture qui manque, c'est une écriture qu'il ne peut pas passer. Sans relevé, il ne vérifie rien du tout. Alors il écrit. Vous lisez son mail entre deux rendez-vous, vous cherchez le papier, vous scannez, vous renvoyez. Comptez une demi-heure perdue à chaque fois, parfois plus quand le ticket dort dans la camionnette. Et pendant ce temps, votre vraie journée n'avance pas.

Il y a plus embêtant que le temps perdu. Une TVA déclarée en retard entraîne une majoration, souvent 10 % de la somme due. Une facture d'achat jamais retrouvée, c'est de la TVA que vous ne récupérerez pas. De l'argent perdu, bêtement. Le cabinet, lui, passe du temps sur votre dossier incomplet. Certains facturent ces relances, d'autres les noient dans le forfait. Un dossier propre coûte moins cher, dans les deux cas.

La liste des 8 documents à envoyer chaque mois

Voici l'encadré promis. Imprimez-le, collez-le près de l'ordinateur ou directement sur la pochette.

La pochette du mois — 8 cases à cocher

• Factures de vente : tout ce que vous avez facturé, même 30 €
• Factures d'achat : fournisseurs, abonnements, achats sur internet
• Relevés de banque : tous les comptes professionnels
• Notes de frais, avec les tickets
• Caisse, si vous encaissez des espèces
• URSSAF et bulletins de paie, si vous avez des salariés
• Nouveaux contrats ou prêts signés dans le mois
• Vos questions à poser au comptable

Rappel : même date chaque mois.

Huit cases, pas cinquante. Certaines resteront vides chez vous. Pas de salarié ? La case URSSAF ne vous concerne pas. Même chose pour la caisse si vous n'encaissez jamais d'espèces. L'important, c'est de cocher les mêmes cases chaque mois, sans réfléchir.

Pour l'envoi, prenez le moyen le plus simple pour vous : un mail, un dossier partagé, l'outil du cabinet. Peu importe, du moment que tout part ensemble.

La dernière case surprend souvent. Notez vos questions au fil du mois, sur la pochette, et posez-les toutes en une fois. Votre comptable préfère un mail avec quatre questions à quatre mails séparés.

Les factures d'achat : là où ça coince toujours

Les factures de vente, vous les avez. C'est vous qui les faites. Les factures d'achat, c'est une autre histoire : elles arrivent de partout. Une en pièce jointe, une dans le carton de livraison, une autre à télécharger sur un site dont vous avez oublié le nom. C'est la pièce que les cabinets réclament le plus.

Et une ligne sur le relevé de banque ne suffit pas. Sans la facture, pas de TVA récupérée. Un achat de 120 € sans facture, c'est 20 € de TVA envolés. Dix achats comme ça dans le mois, et l'addition monte vite.

Méfiez-vous aussi des tickets de carburant. L'encre s'efface en quelques semaines. Photo le jour même, direction la pochette.

Les achats sur internet sont les pires. Amazon, par exemple, ne vous envoie pas la facture : elle attend dans votre compte, commande par commande. On a écrit un guide pour récupérer et rapprocher vos factures Amazon. Et si vous commandez souvent, le module factures Amazon les récupère à votre place. Il est gratuit.

Relevés de banque et justificatifs vont par deux

Le relevé de banque, c'est la colonne vertébrale de votre comptabilité. Chaque ligne doit être expliquée par une pièce. Un prélèvement de 89 € ? Il faut la facture qui va avec. Un virement reçu, il faut savoir quel client a payé quoi. Prenez un virement de 500 € sans nom clair : le comptable le met en attente, et trois mois après, plus personne ne s'en souvient. D'où la règle. Le relevé et ses justificatifs vont par deux.

Ce pointage ligne par ligne s'appelle le rapprochement bancaire. C'est là que votre comptable bloque dès qu'une pièce manque, et de là que partent les relances.

Un bon réflexe avant d'envoyer : relisez votre relevé cinq minutes. Repérez les lignes que vous ne sauriez pas expliquer, et cherchez la pièce tout de suite, pendant que c'est frais. Ce pointage peut aussi se faire tout seul, ligne par ligne. On l'explique dans notre article sur le rapprochement bancaire automatique.

La pochette du mois : 15 minutes, une date fixe

Trois habitudes, c'est tout. Rien à acheter, rien à installer.

Une pochette unique. Une vraie pochette cartonnée, ou un dossier sur l'ordinateur. Écrivez dessus « Comptable — mars ». Tout le mois, chaque papier et chaque PDF finissent dedans, sans trier. Le tri, c'est pour le jour J.

Une date fixe. Le 5 du mois, par exemple. Notez-la dans l'agenda comme un rendez-vous qui se répète. Un rendez-vous client, vous ne le déplacez pas. Celui-là non plus.

Un seul envoi. Le jour J, sortez la liste des 8 cases. Cochez, complétez ce qui manque, envoyez tout d'un coup. Pour les fichiers, mettez le mois et le fournisseur dans le nom : « mars-orange.pdf » se retrouve en deux secondes.

Quinze minutes montre en main, une fois le pli pris. Votre comptable reçoit tout d'un bloc, les relances s'arrêtent, et votre TVA part à l'heure.

Sans salarié, sans TVA : à quel rythme envoyer ?

Tout le monde n'a pas besoin d'un envoi mensuel. Deux questions pour trancher.

Vous déclarez la TVA chaque mois ? Alors l'envoi mensuel n'est pas négociable, votre comptable en a besoin pour déclarer dans les temps. Vous avez des salariés ? Même réponse. La paie se prépare chaque mois, avec les heures, les absences et les primes du mois.

Ni TVA mensuelle, ni salarié ? Le trimestre peut suffire. C'est souvent le cas des micro-entreprises sans TVA, ou quand vous payez la TVA en deux acomptes dans l'année. Demandez à votre comptable le rythme qui l'arrange. Puis tenez-le.

Un conseil quand même : gardez la pochette mensuelle. Un ticket se retrouve au bout de 30 jours. Au bout de 90, c'est une autre affaire.

Une pochette, huit cases, une date fixe. La première fois vous prendra peut-être une heure, le temps de rattraper le retard. Dès le deuxième mois, vous serez à 15 minutes, et les relances du cabinet disparaîtront.

MicroFlows automatise ce genre de corvée, pour quelques dizaines d'euros par mois. Pour voir ce qui se ferait tout seul chez vous, demandez un audit.