Recevoir ses factures fournisseurs électroniques : le nouveau circuit
Lundi matin, la comptable ouvre deux fenêtres au lieu d’une. Dans la boîte mail, les PDF des petits fournisseurs. Sur la plateforme agréée, les factures électroniques des plus gros. Depuis le 1er septembre 2026, recevoir des factures électroniques est obligatoire. L’obligation vaut pour toute entreprise assujettie à la TVA, quelle que soit sa taille. Le circuit des factures d’achat change, et il vaut mieux le dessiner que le subir.
Qui vous envoie déjà des factures électroniques
Les grandes entreprises et les ETI émettent en électronique depuis le 1er septembre 2026. Un fournisseur d’énergie ou un opérateur télécom en fait souvent partie. Leurs factures arrivent désormais par votre plateforme agréée.
Vos petits fournisseurs gardent le droit au PDF ou au papier jusqu’au 1er septembre 2027. Pendant un an, deux circuits coexistent donc. Un PDF reçu reste payable, et sa TVA déductible, si la facture est complète. L’administration détaille qui est concerné, et depuis quand.
Le circuit d’une facture reçue, en cinq étapes
- Réception : la facture arrive sur la plateforme avec ses données, montants, TVA et SIREN.
- Contrôle : elle est comparée à la commande et au bon de livraison.
- Validation : une personne donne le bon à payer, ou conteste la facture.
- Paiement : le virement part, puis se pointe avec la facture sur le relevé.
- Comptabilité : la facture rejoint la pochette du comptable, et l’archive.
Les étapes 1, 4 et 5 suivent des règles fixes. Les étapes 2 et 3 demandent parfois un jugement. Une machine peut préparer les premières et signaler les écarts aux secondes.
Ce que les données de la facture changent pour la saisie
Une facture électronique n’est pas un PDF à relire. Elle porte des données que votre logiciel peut lire sans les recopier. Le montant HT, la TVA, le TTC et le numéro arrivent déjà séparés. Au format Factur-X, le PDF lisible voyage avec ces données.
La ressaisie peut donc disparaître, à une condition : que votre outil sache lire ces fichiers. Posez la question à votre éditeur avant de choisir votre plateforme. Le pointage avec la banque en profite aussi : plus de montant mal lu. Notre module de rapprochement lit les fichiers Factur-X et retrouve le débit de chaque facture.
Qui consulte la plateforme, et à quel rythme
Une facture reçue sur la plateforme ne sonne pas comme un e-mail. Si personne ne s’y connecte, elle attend. Et son échéance de paiement court toujours.
Désignez une personne, et quelqu’un pour la remplacer. Fixez un rythme : chaque matin pour un gros volume, deux fois par semaine sinon. Activez les alertes par e-mail si votre plateforme en propose. Donnez aussi un accès à votre expert-comptable, s’il travaille sur vos pièces.
Les factures qui manquent restent à réclamer, électroniques ou non. Nos trois modèles de mail aux fournisseurs servent toujours.
Compter le temps du circuit avant de l’outiller
Avant de choisir une plateforme ou un outil, comptez ce que le circuit vous coûte. Combien de factures par mois, et combien de minutes chacune, de la réception au pointage. Notre tableau sur cinq jours sert de support. Le chiffre dira si un outil se justifie, et lequel. Le calendrier complet est dans notre guide de la facturation électronique en PME.
Pour un premier ordre de grandeur, sans rien noter, estimez votre temps perdu en euros.
La réforme impose un format, pas un circuit. Celui-là, vous le dessinez.