Combien de temps passe un patron de TPE sur l’administratif ? Faites le compte
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Combien de temps passe un patron de TPE sur l’administratif ? Selon l’enquête du SDI d’avril 2023, 30 % des dirigeants de TPE passent plus de 8 heures par semaine sur l’administratif. Pour eux, c’est plus d’une journée entière, perdue, sans un euro facturé au bout. Sauf que ce chiffre parle des autres, et que le vôtre, personne ne l’a jamais compté. Vous non plus, sans doute. Alors commençons par compter plutôt que par conseiller. Cinq jours, un crayon, un tableau à remplir. À la fin, vous aurez votre chiffre, en heures puis en euros.
8 heures par semaine : 30 % des dirigeants les dépassent
Le chiffre revient dans les enquêtes menées auprès des petits patrons. Celle du SDI, le Syndicat des indépendants, retient un seuil de 8 heures, que 30 % des dirigeants dépassent. Et dans ce total, il y a tout : les devis, les factures, les relances, la banque, les déclarations, les mails de fournisseurs.
Faites le calcul sur l’année. 8 heures par semaine, sur 45 semaines de travail, ça fait 360 heures. Si votre heure vaut 40 €, ça représente 14 400 € par an. Et ces heures-là, aucun client ne les paie.
Ces enquêtes disent quand même une chose utile : vous n’êtes pas mal organisé, beaucoup de dirigeants de petites entreprises en sont là. Le problème d’un chiffre d’enquête, c’est qu’il écrase les écarts. Il ne dit rien de votre semaine à vous.
Le temps que vous passez sur l’administratif, personne ne l’a compté
Demandez à un patron combien de temps lui prend son administratif. Il répond : « trop ». C’est vrai. Mais « trop » ne se compare à rien, et ne se corrige pas.
La mémoire triche, en plus. Elle retient la déclaration de TVA qui a pris une heure, et oublie le reste : la relance de cinq minutes répétée quatre fois dans la semaine, la facture cherchée dans les mails pour le comptable. C’est pourtant ce reste-là qui remplit vos soirées.
Il y a aussi que votre activité ne ressemble pas à celle du voisin. Un artisan fait trente factures par mois, un consultant en fait quatre : ce n’est pas la même semaine, et le chiffre des enquêtes mélange les deux. Votre chiffre, il faut donc le mesurer chez vous. Cinq jours suffisent.
Le tableau : 5 jours, 3 colonnes, un crayon
Voici le tableau « Ma semaine d’administratif ». Imprimez-le, ou recopiez-le sur une feuille. Posez-le à côté de l’ordinateur. Ou dans le camion.
Une seule règle : à chaque tâche administrative, vous notez les minutes. Tout de suite, pas le soir de mémoire. Arrondissez à 5 minutes près. Tenez 5 jours de travail normaux. Pas la semaine de la TVA, ni celle avec deux jours fériés.
Ma semaine d’administratif, à remplir sur 5 jours
| La tâche | Minutes à chaque fois | Fois dans la semaine |
|---|---|---|
| Faire un devis | ||
| Faire ou envoyer une facture | ||
| Relancer un client qui n’a pas payé | ||
| Pointer le compte en banque | ||
| Répondre aux mails des fournisseurs | ||
| Trier les tickets et notes de frais | ||
| Chercher un papier pour le comptable | ||
| Recopier des chiffres d’un endroit à un autre | ||
| Classer des factures ou des fichiers | ||
| Remplir une déclaration (TVA, URSSAF…) | ||
| Total d’heures dans la semaine | …… h | |
| Total en euros (heures × votre taux horaire) | …… € |
Deux précisions. Notez aussi l’administratif du dimanche soir : celui-là compte double, puisqu’il est pris sur le reste de votre vie. Et si votre conjoint fait les factures, ses minutes entrent dans le total.
Le vendredi soir, faites les comptes. Pour chaque ligne : minutes × nombre de fois. Additionnez tout, divisez par 60. Vous avez vos heures.
Passez des heures aux euros
Un total en heures, c’est déjà parlant. En euros, ça devient une décision.
Prenez votre taux horaire. C’est ce que vaut une heure de votre travail. Si vous facturez à l’heure, vous l’avez déjà. Si vous facturez à la journée, divisez votre journée par 7. Sinon, prenez ce que coûterait quelqu’un pour vous remplacer.
Puis multipliez. Exemple avec des chiffres ronds : vous trouvez 6 heures de tâches administratives, votre heure vaut 45 €. Votre semaine d’administratif coûte donc 270 €. Sur 45 semaines, plus de 12 000 € par an. Un chiffre sorti de vos propres minutes, pas d’une enquête nationale.
Le calcul a une limite, et autant le dire : une heure gagnée n’est pas forcément une heure facturée. C’est du temps rendu, que vous le remettiez sur les chantiers ou que vous rentriez plus tôt.
Facturation, banque, relances : les trois postes qui concentrent vos heures
Quand vous remplissez ce tableau, trois lignes gonflent presque toujours : les factures, le pointage de la banque, les relances des clients en retard.
Ces trois-là reviennent chaque semaine, sans exception, et aucune ne demande la moindre décision. Une facture ? Vous recopiez un devis. La banque ? Vous comparez deux listes, ligne à ligne. Une relance, c’est le même mail réécrit pour la quatrième fois. Vos heures partent là. Notre article sur les tâches répétitives en donne douze exemples, avec un test pour choisir.
Regardez votre tableau. Si ces trois lignes font la moitié du total, vous êtes dans le cas le plus courant. Bonne nouvelle, d’ailleurs : ce sont les tâches les plus simples à réduire.
Et maintenant ? Supprimer, déléguer, automatiser. Dans cet ordre.
Votre tableau est rempli. Reprenez-le ligne par ligne, avec trois questions. Toujours dans le même ordre.
Première question : pouvez-vous supprimer ? Certaines tâches ne servent plus à rien. Le tableau de suivi que personne ne lit, le double classement papier et ordinateur. Vous arrêtez, et cela ne coûte rien.
Deuxième question : pouvez-vous déléguer ? Votre comptable, une secrétaire quelques heures par semaine. Déléguer coûte, oui. Mais comparez avec les euros de votre tableau : votre heure vaut souvent plus cher que la leur.
Reste l’automatisation, pour ce qui revient chaque semaine avec des règles fixes. Le pointage de banque, les relances, le tri des factures : une machine fait cela vite, et surtout sans se lasser. Le prix de chaque module est sur la page Tarifs. Posez ce montant à côté des euros de votre tableau : l’écart suffit pour décider.
Une dernière règle. N’achetez rien tant que le tableau n’est pas rempli. Un outil acheté avant de compter, c’est un pari. Après avoir compté, c’est un calcul.