Quarante commandes Amazon dans le mois. Donc quarante factures à retrouver pour le comptable. La plupart des patrons les ouvrent une par une, commande après commande. Il existe pourtant un moyen de télécharger toutes ses factures Amazon Business d'un coup. Jusqu'à 2 000 documents, dans un seul fichier. Le bouton existe. Amazon l'a juste rangé dans un menu au nom peu engageant. Voici le chemin, écran par écran. Avec, à la fin, une liste à imprimer pour refaire l'opération chaque mois.
Le piège : ouvrir chaque commande une par une
Le réflexe naturel, c'est « Vos commandes ». Vous ouvrez une commande. Vous cherchez le bouton « Facture ». Vous téléchargez le PDF. Puis vous recommencez. Quarante fois. À deux minutes par commande, vous y laissez plus d'une heure. Chaque mois.
Et ce n'est pas le pire. Une seule commande peut contenir plusieurs factures. Deux vendeurs différents, deux envois séparés : deux ou trois documents. Si vous ne prenez que le premier, il manque des montants. Votre comptable vous les réclamera en fin de trimestre. On a détaillé ce problème dans notre article factures Amazon et comptabilité.
Le plus rageant ? Cette corvée ne sert à rien.
La bonne porte : « Business Analytics », malgré son nom
Le nom fait peur. On imagine des courbes et des tableaux pour grands groupes. En réalité, c'est juste l'espace des rapports de votre compte Amazon Business. Et c'est là que se cache le téléchargement groupé.
Le chemin :
- Connectez-vous sur amazon.fr avec votre compte Amazon Business.
- En haut à droite, ouvrez le menu de votre compte.
- Choisissez « Business Analytics ».
- Dans les rapports, ouvrez « Commandes ».
Attention, tout se passe côté acheteur. Rien à voir avec Seller Central, l'espace des vendeurs. Il faut en revanche un compte Amazon Business, le compte professionnel. Un compte personnel classique n'a pas ce menu.
Vous ne voyez pas « Business Analytics » ? Deux causes possibles. Soit vous êtes sur un compte personnel. Soit votre compte Business a plusieurs utilisateurs, et il vous manque le droit. Demandez alors à la personne qui administre le compte.
Jusqu'à 2 000 factures Amazon Business d'un coup
Vous voilà sur la liste des commandes. C'est là que ça se passe.
Réglez la période. Le mois dernier, le trimestre, ou plus. Amazon garde jusqu'à cinq ans d'historique. De quoi rattraper un gros retard en une seule fois. Si plusieurs personnes commandent, filtrez par acheteur ou par groupe.
Cochez les commandes voulues. Ou sélectionnez tout, c'est plus simple. Puis cherchez le bouton en haut de la page : « Télécharger les documents de commande ». Le libellé peut bouger un peu selon les mises à jour d'Amazon, mais il reste en haut de la page des commandes.
Amazon demande alors quels documents vous voulez. Prenez les factures de TVA. Ce sont elles que votre comptable attend. La limite : 2 000 documents par téléchargement. Au-delà, Amazon découpe en plusieurs fichiers. Pour une TPE, un mois entier tient largement dans un seul.
Le fichier, lui, n'arrive pas toujours tout de suite. Amazon le prépare, puis le dépose dans l'historique des téléchargements. Comptez quelques minutes pour un gros volume.
Ce que vous recevez : un dossier compressé, une facture par commande
Le résultat est un fichier « .zip », autrement dit un dossier compressé. Un double-clic l'ouvre, sur Windows comme sur Mac. Rien à installer.
À l'intérieur, c'est bien rangé. Un dossier par commande, nommé avec le numéro de commande (du type 406-9037620-7869169). Dedans, la ou les factures de la commande, en PDF. Les commandes à plusieurs vendeurs ont bien tous leurs documents. C'est l'énorme avantage sur le téléchargement à la main.
À savoir quand même :
- Certains dossiers contiennent aussi une page récapitulative. Elle porte la mention « Ceci n'est pas une facture de TVA ». Prenez-la pour ce qu'elle est : un résumé, pas une pièce comptable.
- Selon le vendeur, la facture peut venir d'amazon.fr ou d'amazon.es. On a expliqué pourquoi la TVA espagnole s'invite sur Amazon.
- Il peut manquer une facture. Certains petits vendeurs ne la déposent pas tout de suite. Réclamez-la alors depuis « Vos commandes », sur la commande concernée.
La routine du mois : 10 minutes, 7 cases à cocher
Faites l'opération une première fois pour voir. Puis calez-la en début de mois, pour le mois passé. Voici la liste à imprimer et à garder près de l'écran.
Mes factures Amazon du mois
- 1. Ouvrir amazon.fr, menu du compte, puis « Business Analytics ».
- 2. Ouvrir « Commandes » et choisir la période : le mois dernier.
- 3. Filtrer si besoin (un seul acheteur, un seul groupe).
- 4. Tout sélectionner.
- 5. Cliquer « Télécharger les documents de commande » et choisir les factures de TVA.
- 6. Ouvrir le fichier reçu, vérifier le nombre de dossiers : un par commande.
- 7. Déposer le tout dans la pochette du comptable, ou lui envoyer.
Dix minutes, montre en main, une fois le pli pris. Contre une heure ou plus à la main. Sur un an, la différence se compte en journées.
Et pour pointer ces factures avec votre relevé ? C'est gratuit
Autant le dire : télécharger, c'est la moitié du travail. Reste à vérifier que chaque prélèvement Amazon correspond à des factures. Et là, ça se corse. Un seul prélèvement regroupe souvent plusieurs commandes. Les montants ne se retrouvent pas d'un coup d'œil. Beaucoup de patrons y passent une soirée, la calculette à côté du relevé.
C'est exactement ce que fait le module Factures Amazon de MicroFlows. Vous déposez le fichier compressé tel quel, sans le trier. Il écarte tout seul les pages « Ceci n'est pas une facture de TVA », lit les montants HT et TTC de chaque facture, puis cherche quelles factures, ensemble, expliquent un prélèvement donné. Le module est gratuit, sans carte bancaire, et vos données restent hébergées en Europe, dans les règles du RGPD. D'autres outils gratuits du même genre existent, comme le lecteur de facture Amazon.
Vous venez de gagner une heure par mois avec un bouton caché. Si le pointage avec le relevé vous coûte encore une soirée, essayez le module : c'est la suite logique, et elle ne coûte rien.