Secrétariat d’un plombier-chauffagiste : les papiers de chaque intervention

Un dépannage de quarante minutes chez un particulier ne s’arrête pas au robinet. Le devis est venu avant, la note suivra. Pour un entretien de chaudière, s’ajoute l’attestation à remettre sous 15 jours. Ce travail-là, c’est le secrétariat d’un plombier-chauffagiste, et il se fait souvent le soir. Par vous, ou par votre conjoint, qui tient les factures depuis des années.

Ces heures du soir n’ont rien d’exceptionnel. Le baromètre ARTIsanté 2025 de la CAPEB (PDF) a interrogé 2 491 chefs d’entreprise. Pour 51 % d’entre eux, l’administratif dépasse le quart de leur charge de travail. Chez ceux qui emploient 1 à 5 salariés, la part monte à 59 %. Les réponses sont déclaratives, et le panel mêle bâtiment et paysage.

Les devis n’en sont qu’une partie. En dix ans, plusieurs textes ont ajouté des papiers aux interventions. Les années 2026 et 2027 en ajoutent encore. Tous suivent des règles fixes, et une règle fixe se confie à un outil. Le téléphone d’urgence et le planning restent l’affaire d’une personne.

Ce que contient le secrétariat d’une entreprise de plomberie-chauffage

Faites la liste d’une semaine ordinaire. Elle ressemble souvent à celle-ci :

• répondre au téléphone, urgences comprises ;
• tenir le planning des interventions ;
• chiffrer les devis, puis relancer ceux qui restent sans réponse ;
• facturer les acomptes, les fins de chantier et les dépannages ;
• envoyer les attestations d’entretien dans les 15 jours ;
• relancer les contrats d’entretien qui arrivent à échéance ;
• pointer les factures des grossistes avec les débits de la banque ;
• fournir et réclamer les attestations de vigilance ;
• préparer la pochette du comptable.

Les deux premières lignes demandent une personne. Une fuite signalée à 18 h ne se traite pas par un message automatique. Les sept autres suivent un calendrier, un modèle ou un seuil. Ce sont elles qui remplissent vos soirées.

Devis, décennale, attestations : les papiers que la loi exige

Chacun de ces papiers a son échéance. La dernière colonne dit ce qu’un outil peut en reprendre.

Un arrêté du 24 janvier 2017 encadre les interventions chez un particulier. Il vise le dépannage, la réparation et l’entretien. Avant toute intervention, vous annoncez vos taux horaires TTC et vos frais de déplacement. Vous dites aussi comment le temps se décompte, et si le devis est payant. Puis vous remettez un devis détaillé, quel que soit le montant. Le seuil de 150 € qui circule encore a disparu en 2017. Seules les prestations couvertes par un forfait d’entretien ou une garantie y échappent.

La note suit dès 25 € TTC, remise avant le paiement. Signé chez le client, le contrat lui ouvre 14 jours de rétractation. Une réparation urgente qu’il a lui-même demandée fait exception.

Votre activité relève de la garantie décennale ? Son attestation se joint alors à vos devis et à vos factures. C’est la règle depuis août 2015. Citer le nom de l’assureur ne suffit pas. Le modèle d’attestation vient d’un arrêté du 5 janvier 2016.

L’entretien d’une chaudière revient chaque année. L’attestation se remet au client dans les 15 jours qui suivent la visite. Elle peut lui parvenir sous forme électronique, et il la garde au moins deux ans. Les pompes à chaleur ont leur propre rythme. De 4 à 70 kW, l’entretien revient au moins tous les deux ans. Son attestation suit le même délai de 15 jours. Vos contrats d’entretien se relancent donc à date fixe, client par client.

En sous-traitance pour une entreprise, la facture change de forme. Vous facturez hors taxe, avec la mention « autoliquidation ». Votre donneur d’ordre déclare lui-même la TVA. Le taux de 10 % ne joue pas entre vous deux. La règle vaut pour les contrats signés depuis le 1er janvier 2014.

Pour un contrat d’au moins 5 000 € HT, l’attestation de vigilance s’impose. Le donneur d’ordre la demande à la signature. Il la redemande ensuite tous les six mois, jusqu’à la fin des travaux. Son authenticité se vérifie sur le site de l’Urssaf. Vous la fournissez à vos clients, particuliers compris s’ils la demandent. Et vous l’exigez de vos propres sous-traitants. Sans elle, le donneur d’ordre risque la solidarité financière en cas de travail dissimulé.

Attestation TVA à 10 % : ce qui la remplace depuis 2025

Depuis le 16 février 2025, votre client ne remet plus d’attestation de TVA. Il certifie, sur le devis ou sur la facture, que le taux réduit s’applique. Sa certification porte sur trois points. Le logement a plus de deux ans. Les travaux ne le remettent pas à neuf. Ils n’ajoutent pas plus de 10 % de surface. Pour le taux de 5,5 %, il certifie aussi des travaux de rénovation énergétique.

Aucune formulation n’est imposée. L’administration publie des modèles de mention, l’un pour le devis, l’autre pour la facture. Sur la facture, c’est le paiement du client qui vaut certification. Un modèle de devis qui ajoute la bonne mention selon le taux évite l’oubli.

Une réparation ou un entretien de moins de 1 000 € TTC n’exige pas cette mention. Le document indique alors le nom et l’adresse du client et de l’immeuble. Il précise la nature des travaux, et que l’immeuble a plus de deux ans.

Sans certification, le taux normal s’applique à toute la prestation. C’est votre entreprise qui paie la différence, sauf si l’erreur vient du client. Les parts à 5,5 %, 10 % et 20 % apparaissent séparément. Les bases sont dans notre article sur le HT, le TTC et la TVA.

Dernier piège pour un chauffagiste : la chaudière neuve au gaz ou au fioul. Depuis le 1er mars 2025, sa pose se facture à 20 %. La règle vaut aussi pour une chaudière à condensation ou une pompe à chaleur hybride. L’entretien et la réparation d’une chaudière existante restent au taux réduit.

Facturation électronique : ce qui change pour un plombier en 2026 et 2027

Depuis le 1er septembre 2026, votre entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques. Petite ou grande, peu importe. Les factures arrivent par une plateforme agréée, celle que vous choisissez. Les grandes entreprises et les ETI émettent déjà sous cette forme. Si vos grossistes en font partie, leurs factures vous arrivent déjà ainsi. Le PDF joint à un e-mail ne compte pas comme facture électronique.

Le 1er septembre 2027, ce sera à vous d’émettre. Vos factures à une entreprise générale, un syndic ou un bailleur passeront en électronique. Vos factures aux particuliers, non : elles relèvent de l’e-reporting, à la même date. Ce sont des totaux transmis périodiquement à l’administration. Les nouvelles mentions, comme le SIREN du client professionnel, s’imposent aussi à cette date.

Choisissez dès maintenant votre plateforme. Décidez aussi qui la consulte, et à quel rythme. Les factures des grossistes y arrivent, puis se pointent avec les débits de la banque. Une facture de grossiste manque ? Trois mails pour la réclamer sont prêts à copier. Notre module de rapprochement fait ce pointage pour vous.

Conjoint collaborateur : l’échéance du 31 décembre 2026

Votre conjoint tient peut-être les factures depuis des années, comme conjoint collaborateur. Depuis 2022, la loi limite ce statut à cinq ans sur toute une carrière. Déjà conjoint collaborateur avant 2022 ? Le statut s’arrête au plus tard le 31 décembre 2026. Une exception vise qui atteint l’âge de la retraite à taux plein d’ici fin 2031.

Après l’échéance, deux statuts restent possibles s’il travaille encore avec vous : salarié ou associé. À défaut de choix, la loi le traite en conjoint salarié. Cela suppose un contrat de travail et un salaire, au moins le Smic. Ce Smic est de 12,31 € brut de l’heure depuis le 1er juin 2026. Devenir associé suppose une société. Une entreprise individuelle ou une EURL devrait donc changer de forme avant. L’Urssaf vous dira ce qui s’applique à votre cas.

Une fois salarié, votre conjoint est payé pour chaque heure de secrétariat. Mieux vaut compter ces heures avant décembre, et repérer celles qu’un outil peut prendre.

Qui tient le secrétariat d’un plombier-chauffagiste, et ce qu’un outil reprend

Quatre solutions existent, et elles se combinent. Le conjoint, avec le statut choisi d’ici décembre. Un salarié à temps partiel, au bureau ou au téléphone. Une secrétaire indépendante, qui facture ses heures ou ses missions. Et des outils, pour tout ce qui suit une règle fixe.

La secrétaire indépendante soulage les pics, devis en retard ou dossiers de fin d’année. Elle reprend la saisie à votre place, sans la supprimer. Chaque bon d’intervention reste à recopier, simplement par quelqu’un d’autre.

Certaines tâches restent humaines. Un client inondé à 7 h veut une voix, pas un formulaire. Déplacer trois chantiers pour une fuite demande du jugement. Le conseil sur une chaudière à remplacer, encore plus.

Le reste obéit à des règles, et un outil les applique chaque jour. Un devis resté huit jours sans réponse reçoit sa relance. L’attestation d’entretien se prépare depuis la fiche d’intervention, avant le quinzième jour. Le client est prévenu à la date de son prochain entretien. Le devis sort avec sa mention de TVA et l’attestation décennale. Et la prochaine attestation de vigilance a sa date de rappel.

Les impayés suivent une méthode de relance en trois temps. La pochette du comptable réunit les mêmes pièces chaque mois. Chez Microflows, nous automatisons ces tâches une à une, sans changer vos logiciels. Pour choisir la première, partez de notre test des tâches répétitives. Il tient en cinq cases à cocher. Le même exercice existe pour le secrétariat d’un garage automobile.

Avant le 31 décembre, comptez les heures du bureau

Pendant cinq jours, notez chaque tâche de bureau et ses minutes. Notre tableau sur cinq jours sert de support. Marquez chaque ligne d’un T pour le téléphone, d’un P pour un papier. Beaucoup de T : il vous manque une personne, au bureau ou au téléphone. Beaucoup de P : commencez par automatiser ces papiers. Il restera un poste plus léger à confier. Et votre conjoint saura quel statut choisir.

Les papiers ne disparaîtront pas. Mais ils n’ont pas besoin de vos soirées.